Как планировать рабочий день, чтобы все успевать

Чаще всего виноваты ваши навыки планирования – главные «Soft-skills», которые обычно оценивают вместе с мотивацией и драйвом.

Именно от планирования зависит ваш потенциал, продуктивность и, в конечном счете, зарплата.

Так что развитие этого навыка целиком в ваших интересах.

Давайте разбираться, что делать, чтобы приблизиться к «идеальному» рабочему дню и стать чемпионом продуктивности.

Возьмите на вооружение правило «70 к 30».

«Забивайте» до 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации.

Некоторые события невозможно предсказать, так что они всегда вносят эффект непредсказуемости.

В зависимости от того, «сова» вы или «жаворонок», планируйте рабочий день с утра или с вечера предыдущего дня.

Задачи записывайте в блокнот или онлайн планировщик.

Дела разделяйте на несколько групп:

1. Важные и срочные. Например, срочно разобраться с банком, иначе в дальнейшем будут неприятности из-за кредита. Такие задачи редко встречаются, но забирают массу времени и энергии.
2. Важные и несрочные. Сюда относится большая часть рабочих задач, а также обучение. Как правило, забивают «голову». Постоянно откладывать их нельзя, но и решить за один день тоже не получится.
3. Срочные и неважные. На решение этих задач уделяйте минимум времени.
4. Несрочные и неважные. Эти дела откладывайте или отменяйте. Приступайте к ним, только если выполнили ежедневный план и вам больше нечем заняться.

Считается, что больше всего энергии и мотивации у человека утром.

Но не у всех.

Бывают «жаворонки» и «совы».

Хотя это довольно условное разделение, некоторым действительно проще концентрироваться ночью.

Для «жаворонков» важные дела выполняйте в первой половине дня.

В обед можете сделать некоторые срочные дела (позвонить, заплатить налоги).

Работать во второй половине дня будет проще, если вы знаете, что основные задачи уже решены.

На вечер оставляйте только наиболее простые задачи.

Для «сов» все переходит во вторую половину дня и вечер.

При этом звонки и общение с людьми все равно оставляйте на утро: если вы – «сова», это не значит, что ваш клиент или собеседник тоже.

Этот же принцип применяйте и к другим частям плана.

Например, выполняйте наиболее важные дела до четверга, чтобы на пятницу и на выходные оставались простые задачи.

В каждом часе закладывайте 10-15 минутный перерыв.

То есть 45-50 минут на работу, 10-15 минут на отдых.

В свободное время делайте зарядку, почитайте книгу, новости, прогуляйтесь, приведите в порядок рабочее место, посмотрите мемы, в конце концов.

Каждый план должен быть легко выполним, даже в условиях самого «срочного» форс-мажора.

Подобную стратегию использовали в СССР: «5-и летки» были легко выполнимы, поэтому всегда перевыполнялись.

И сам факт перевыполнения мотивирует лучше любой похвалы – не зря в СССР на перевыполнении всегда делали акцент.

Если вы ставите планы не только самому себе, но и озвучиваете их перед начальством, постоянное перевыполнение – сигнал к бонусам, надбавкам и повышению.

Если вам нужно поставить сложную и долгую цель, разбейте её на маленькие этапы, растянув во времени.

Или еще лучше — делегируйте часть задач.

Планирование и делегирование тесно связаны между собой.

Более того, именно эти два качества ответственны за повышение до уровня руководителя.

Разгружайте себя, перепоручив обязанности и взяв на себя лишь те функции, которые нуждаются в вашем непосредственном контроле.

Людям нравится факт выполнения задач, а также те задачи, вознаграждение за которые наступает немедленно. Поэтому крупные цели делите на мелкие, каждую из которых можете реализовать за пару часов.

Такое планирование имеет несколько плюсов:

• При достижении крупной цели вы не знаете, сколько именно времени вам потребуется на её реализацию. Но при постановке задачи на ближайшие несколько дней этого и не требуется.
• У вас есть точный план действий на ближайшие сутки.
• По итогу трудового дня вы получите удовлетворение от проделанной работы.

Ставьте на место инструменты, которыми не пользуетесь.

Все вещи должны храниться на отведённых для них местах.

Файлы подшивайте в папки и складывайте в ящик, сортируйте квитанции, чеки, приказы.

Ручки и карандаши держите в отдельном ящике.

Некоторые считают «творческий беспорядок» на своем столе помощником, аргументируя это тем, что человек знает, что где лежит. Но это один из классических примеров самообмана, связанный с ленью.

Постарайтесь поддерживать порядок на столе хотя бы месяц и вы удивитесь, как возрастет ваша мотивация и продуктивность.

Как ни странно, все это работает с компьютером.

Если на рабочем столе вашего компьютера куча файлов с непонятными именами, в которых уже невозможно разобраться, вместо того чтобы приступить к работе, вы охотнее зайдете в интернет.

С первого рабочего дня создайте каталог с рабочими файлами, продумайте структуру, а также всегда давайте понятные имена папкам и файлам.

Удаляйте ненужные файлы или создайте папку «архив», сохранив логичную структуру. Особое внимание уделите борьбе с бесконечными дубликатами.

Занятия спортом или любая ежедневная рутина дисциплинируют и вводят планирование в привычку.

Активный отдых позволит быстрее набраться сил.

Кроме того, смена деятельности сама по себе настраивает на работу.

Ложитесь спать вовремя, до полуночи. Сохраняйте единый распорядок в рабочие и выходные дни.

Кстати, излишнее потребление сахара снижает продуктивность, повышает сонливость и апатию.

А если кое-кому в вашем офисе постоянно холодно, хотя бы прогуливайтесь в обеденный перерыв.

Такие мелочи значительно ухудшают работоспособность.

Бумажный ежедневник кажется удобным, привычным и доступным. Но планы нередко приходится переписывать.

И для этого лучше подходит электронный планировщик.

Мы уже писали про онлайн-сервисы, которые помогут вам приоретизировать задачи и победить прокрастинацию.

Кроме того, в таких программах доступна система напоминаний и статистика, а работают они с любого устройства.

Иногда, чтобы всё успевать, нужно дополнительное время. И тогда приходится чем-то жертвовать.

Но чаще всего достаточно просто пересмотреть взгляд на привычные вещи.

Посчитайте, что для вас выгоднее – потратить дополнительно 15 тысяч в месяц и получать готовые обеды каждый день или тратить по 3 часа на приготовление, теряя рабочее время и, соответственно, зарплату.

Оцените все возможные источники свободного времени:

Дорога на работу и домой

Это время сократить сложно, но зато его можно заполнить выполнением полезных дел – прослушиванием аудиоуроков, звонками, планированием на следующий день.

Опять же посчитайте – возможно, вам выгоднее снимать квартиру рядом с работой:

Поход в магазин

Покупайте продукты на выходных, на всю неделю. И заполняйте ими весь холодильник.

Нерационально каждый день тратить 0,5-1 час на очереди. Это не только экономит время, но и деньги.

А еще лучше – используйте доставку еды.

Сейчас это гораздо выгоднее любых походов по магазинам в выходные.

Приготовление еды

Используйте домашние заготовки (котлеты, пельмени) на случай нехватки времени.

Готовьте еду заранее, на всю неделю и расфасовывайте по контейнерам.

В процессе готовки слушайте аудиокурсы.

Постепенно покупайте приборы для экономии времени: мультиварки, микроволновки.

Если вы живете в крупном городе, поищите сервисы доставки готовой еды.

И это выгоднее ежедневных походов в кафе, булок и шоколадок на перекусы.

Уборка

Поддержание порядка отнимает меньше времени, чем еженедельная уборка.

Сильно сократит время на уборку посудомоечная машина, робот-пылесос.

Подумайте о делегировании: используйте биржи фриланса, чтобы найти исполнителей, которые пару раз в месяц будут проводить вам генеральную уборку.

Это не так дорого, как кажется.

О дополнительных затратах

Да, возможно, некоторые посчитают дополнительные траты на обеды, службу клининга или доставку еды необоснованными, но прежде, чем делать поспешный вывод, подумайте вот о чем:

• Рассчитайте, сколько стоит час вашего времени, разделив вашу зарплату на количество часов.

  В 90% случаев, ваше время окажется дороже, чем обращение к профильному специалисту, который возьмет на себя часть задач.

• Кроме того, если вы будете все успевать на работе, это приблизит вас к прибавкам и повышению.

  А даже если нет, то выигранное время вы потратите на себя – это спасет вас от депрессии, прокрастинации и неудовлетворенности жизнью.

Заключение

Все дела успеть невозможно, так что проблема нередко не в планировании, а в завышенных целях.

Ни один человек не может быть продуктивным без полноценного отдыха.

Поэтому у вас не получится загрузить себя с утра до вечера.

Планируйте отдых с друзьями, семьей, в одиночестве. Не пренебрегайте отпуском и выходными.

Именно это дает «толчок в вашей профессиональной деятельности.

Экономьте время на уборке дороге и магазинах, а не на отдыхе и хобби.

Для самоконтроля и развития привычек пользуйтесь онлайн-планировщиками.

Если вы серьезно отнесетесь к планированию и пересмотрите свой рабочий график, уже через месяц вы заметите ощутимый результат – у вас появится больше времени и сил, что в итоге привет к личностному и карьерному росту.