Навыки работы в Excel: 13 главных умений + рекомендации, как их указать в резюме

Содержание

• Для каких специалистов важны навыки Excel
• Как определить уровень владения Excel
• 13 cамых полезных навыков Excel
• Как упомянуть о навыках Эксель в резюме
• С чего начать изучение Excel

Для каких специалистов важны навыки Excel

Microsoft Excel — один из основных инструментов для изучения и оценки данных, и сегодня эта программа нужна практически в любой сфере.

Консалтинговое агентство The Performance Solution определило топ-10 профессий, для работы по которым будут требоваться навыки Эксель:

1. Финансовый аналитик, экономист — исследование рынка, подготовка отчетов, ABC и XYZ-анализ, визуализация полученных данных.
2. Бухгалтер — автоматизация рутинных операций с помощью макросов, использование Excel в комплексе с системами учета вроде 1С.
3. Администратор баз данных — изучение больших объёмов информации, формирование выборок, подготовка отчетов.
4. Менеджер по продажам, закупкам — ведение клиентской базы, отслеживание динамики продаж, расчет скидок, группировка информации, прогнозирование.
5. Бизнес-аналитик — обработка неструктурированных данных.
6. Маркетолог — анализ рынка, построение моделей.
7. PR-специалист — сбор семантики, анализ соцсетей.
8. Банковский служащий — визуализация графических моделей, сложные расчеты в кредитных продуктах, подготовка отчетов о работе компаний.
9. Бизнес-консультант — финансовое моделирование, комплексный анализ данных.
10. Предприниматель, управленец — повышение эффективности команды.

Однако умение работать в Эксель пригождается не только в тех областях, которые ассоциируются в первую очередь с аналитикой данных. Программа будет полезна в том числе в рекламе, дизайне, СМИ, продюсировании и других сферах. Если ввести в поисковую строку джоб-ресурса HeadHunter слово «Excel», можно увидеть большое количество вакансий, в которых присутствует требование о владении программой:

Как определить уровень владения Excel

Уровень владения MS Excel — понятие относительное. Тем не менее рекрутеры продолжают искать способы его определения в момент отбора кандидатов. Чтобы упростить им работу и выделить свое резюме среди сотен других, самостоятельно оцените, насколько хорошо вы знаете эту программу.

1. Базовый уровень ( basic level)

Здесь достаточно ориентироваться в интерфейсе программы, выводить документ на печать и уметь представить статические данные в электронной таблице. Вы должны знать содержимое трех вкладок — «Главная», «Макет страницы» и «Вид», и уметь пользоваться функциями МИН, МАКС, СЧЁТ, СРЗНАЧ, СУММА. Наконец, базовые навыки работы в Эксель включают в себя умение проводить элементарные вычисления — умножение, деление, вычитание.

Укажите в резюме навык пользования Excel на базовом уровне, если вы умеете:

• открывать, сохранять и создавать новые файлы;
• управлять таблицами — вводить данные, редактировать их;
• форматировать ячейки — выравнивать содержимое, менять цвет и шрифт;
• производить поиск и замену данных;
• писать простые формулы для выполнения математических операций;
• сортировать и фильтровать данные;
• создавать простые диаграммы;
• использовать элементарные функции вроде СУММА, СЧЁТ, СРЗНАЧ, СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ.

2. Средний уровень ( intermediate)

Вторая ступень владения навыками Excel потребует от вас более глубокого погружения в применение инструментов на вкладке «Формула». Также предполагается, что пользователь среднего уровня познакомился со сводными таблицами и созданием макросов записи для повторяющихся задач. Еще вы должны понимать, как «думают» функции Эксель и каким образом они «ведут себя», когда их используют в ячейке, копируют, вставляют, перетаскивают и перемещают по листам. Эти знания пригодятся для ручного ввода формул и реализации таких вещей, как абсолютные и относительные ссылки.

Укажите в резюме навык пользования Excel на среднем уровне, если вы умеете:

• работать с раскрывающимися списками;
• применять Мастер функций;
• разбивать один столбец на несколько с помощью разделителя (запятой, точки, точки с запятой);
• применять фильтры для упрощения анализа данных;
• осуществлять переход к определенной ячейке или диапазону ячеек на листе;
• создавать сводные таблицы;
• добавлять спарклайны — мини-диаграммы для визуализации данных;
• пользоваться ЕСЛИОШИБКА — заменять код ошибки заранее определенным значением;
• использовать инструмент быстрого анализа данных;
• создавать именованный диапазон;
• пользоваться условным форматированием.

3. Экспертный уровень ( expert)

Экспертом вас можно считать, если вы добавили в свою базу знаний инструменты вкладки «Данные» и освоили сводные таблицы, промежуточные итоги, построение диаграмм, их форматирование. Вы также должны уметь создавать составные и сложные формулы (к примеру, массива), модели электронных таблиц, информационные панели, автоматизированные шаблоны для новичков в Excel.

Укажите в резюме навык пользования Excel на экспертном уровне, если вы умеете:

• пользоваться методом Монте-Карло;
• находить одно из значений в таблице или получать информацию из столбца при помощи функции ВПР;
• автоматизировать повторяющиеся действия через написание макросов;
• использовать автофильтр — преобразовывать значения в столбцах в фильтры на основе данных в ячейках;
• извлекать данные из внешних источников в свою электронную таблицу с помощью надстройки PowerPivot;
• применять мгновенное заполнение — редактировать данные в одной ячейке или строке, которые затем автоматически редактируются аналогичным образом в других ячейках;
• использовать функцию ДВССЫЛ — преобразовывать текст в ссылку на значение;
• импортировать или подключать внешние данные, чтобы придать им форму и загрузить в Excel;
• извлекать соответствующее значение из другой ячейки при помощи функции «Индекс со сравнением».

4. Продвинутый уровень ( advanced)

На этом этапе изучения Excel пользователя можно смело назвать девелопером, потому что он способен на создание индивидуальных приложений для работы с электронными таблицами. Если вы хотите стать мастером, придется погрузиться в программирование VBA, научиться писать код в виде процедур, создавать формы ввода, вывода и обновления данных. Задайтесь целью разобраться в содержимом вкладки «Разработчик».

В интернете можно найти онлайн-тесты на знание Excel — так определить свой пользовательский уровень будет проще. А если успешно пройти такой экзамен на LinkedIn, в вашем профиле появится специальный значок — официальное признание наличия полезных для работы скиллов.

13 cамых полезных навыков Excel

Excel — это целый мир инструментов для обработки данных и, пожалуй, самая полезная программа пакета Microsoft Office. В процессе ее применения вы будете открывать для себя всё больше возможностей и удивляться, как вы обходились без них раньше. Написать в резюме обо всём, чему вы научитесь, нереально. Поэтому сосредоточимся на тех навыках работы в Excel, которые наиболее востребованы в бизнесе.

Excel разрешает записывать данные разных типов: числа, текст, даты, формулы и другие. Оформлять их можно по своему усмотрению, настраивая шрифт, цвет, стиль и форматирование ячеек. Умение вносить, сохранять информацию в таблицах позволяет организовывать и обрабатывать данные, чтобы сделать их информативными. Это навык, без которого невозможно пользоваться программой Эксель.

Владение основными функциями Эксель дает возможность эффективно обрабатывать данные, автоматизировать процессы и формировать отчеты:

• СУММ используется для подсчета суммы значений в диапазонах ячеек.
• СЧЁТ помогает определить количество непустых ячеек или таких, которые удовлетворяли бы заданным условиям.
• ЕСЛИ позволяет создавать условные выражения, что бывает полезно при принятии решений на основе данных.
• СРЗНАЧ, МИН и МАКС нужны для вычисления среднего, нахождения минимального и максимального значений в диапазонах данных.

Расширенные функции VLOOKUP и HLOOKUP играют важную роль при поиске и извлечении данных из больших наборов информации:

• ВПР используется для поиска определенного значения в диапазоне данных и извлечения связанных с этим значением сведений из других ячеек. Она полезна при создании сводных таблиц, поиске информации о продуктах, клиентах.
• ПРОСМОТР выполняет аналогичные задачи, но осуществляет поиск и извлечение данных в горизонтальном диапазоне. Это пригождается при работе с таблицами и БД, в которых данные представлены в форме, где строки соответствуют разным категориям или временным периодам.

INDEX и MATCH незаменимы при поиске, осуществлении выборки и анализе данных в больших блоках информации:

• ИНДЕКС используется для поиска и извлечения конкретного значения из диапазона данных. Эту функцию используют при создании динамических отчетов и сводных таблиц, если нужно извлечь данные на основе различных условий.
• СОПОСТАВЛЕНИЕ предназначена для нахождения позиции (индекса) элемента в диапазоне данных. Функцию применяют для определения совпадений между значениями и поиска соответствий в больших списках.

Функции SUMIFS и COUNTIFS оказываются полезными при анализе и агрегации данных в больших наборах информации:

• СУММЕСЛИ используется для подсчета суммы значений в диапазоне данных, удовлетворяющих одному или нескольким заданным условиям. Это позволяет выполнять сложные расчеты, включая фильтрацию данных на основе разных параметров.
• СЧЁТЕСЛИ применяется для определения количества ячеек в диапазоне данных, которые соответствуют определенным условиям. Она полезна при подсчете элементов, удовлетворяющих определенным критериям.

Сводные таблицы — мощный инструмент для агрегации, анализа и визуализации данных. Они позволяют:

• быстро вычислять суммы, средние значения, медианы, другие агрегированные статистические показатели по различным категориям и параметрам;
• создавать динамические отчеты, которые могут быть обновлены автоматически при изменении входных данных.

Это мощное средство для сортировки, выборки, анализа больших блоков данных. Они позволяют легко фокусироваться на информации, необходимой в текущий момент времени, а также проводить более глубокое ее изучение. Благодаря этому инструменту пользователь может:

• отображать только те строки данных, которые соответствуют определенным условиям или критериям;
• выполнять сложные запросы, применяя фильтры к различным столбцам и атрибутам данных, а также комбинируя их.

Эти инструменты визуализации помогают наглядно представлять сложные паттерны, тенденции и отношения в больших наборах информации. В Excel можно создавать различные виды диаграмм: столбчатые, круговые, линейные, рассеяния и другие. Благодаря им легко сравнивать данные, выявлять зависимости, иллюстрировать изменения во времени и демонстрировать результаты анализа.

При работе с графиками пользователю также доступны настройки дизайна и стиля. Их применяют для создания динамических отчетов и презентаций, которые эффективно коммуницируют данные и выводы по ним.

Макросы — это автоматизированные скрипты, которые позволяют выполнять серию действий и операций с минимальным участием специалиста, тем самым избавляя его от рутинных задач и увеличивая производительность. Они могут быть настроены с использованием визуального редактора VBA, что дает большую гибкость и контроль над процессом автоматизации. Еще они могут включать циклы, условия и другие программные конструкции для обработки данных, принятия решений.

Создание макросов осуществляется для записи и воспроизведения последовательности действий, таких как фильтрация данных, формирование отчетов, форматирование. Их можно запускать одним кликом или настраивать для автоматического выполнения при определенных условиях.

Моделирование проводится для анализа и прогнозирования данных на основе статистических методов. Пользователь может выполнять различные статистические анализы: регрессионный, временных рядов, кластерный. Это позволяет улавливать взаимосвязи между переменными, прогнозировать будущие значения, выявлять паттерны в данных.

Проведенный анализ становится еще более информативным и понятным благодаря инструментам для создания графиков, визуализации результатов статистического моделирования. Причем процессы анализа могут быть автоматизированы с помощью пользовательских функций и макросов.

Это ключевой навык, позволяющий проводить вычисления и анализ данных. Excel предоставляет широкий набор функций и операторов для построения сложных математических, логических формул. С их помощью можно создавать сложные финансовые модели и аналитические отчеты.

Пользователю доступно построение формул для выполнения самых разных операций, включая арифметические вычисления, обработку текстовых данных, манипуляции с датами и временем, а также выполнение условных операций. Например, можно задать формулу для расчета суммы продаж, определения процентного изменения или фильтрации данных на основе определенных условий.

Это процесс установки правил, ограничений для ввода информации в таблицы и ячейки с целью обеспечения точности, согласованности данных. Можно настроить валидацию для создания выпадающих списков или проверки наличия уникальных значений в диапазоне. Это облегчает работу с данными и минимизирует возможные ошибки.

Настройка валидации данных может проводиться для проверки правильности вводимой информации. Excel позволяет установить ограничения на числовые значения, диапазоны дат, текстовые данные и не только. Например, пользователь вправе ограничить ввод только цифр в ячейку или установить правило, согласно которому даты должны отвечать определенным критериям.

Программирование на Visual Basic for Applications — это мощный инструмент для автоматизации и расширения функциональности Excel. С помощью VBA можно создавать собственные макросы, пользовательские функции и процедуры для работы с данными и выполнения сложных задач.

Перед разработчиками открываются широкие возможности: создание пользовательских форм, обработка событий, взаимодействие с базами данных, осуществление сложных расчетов. Научившись выполнять эти действия, можно автоматизировать повседневные задачи, связанные с анализом информации.

Как упомянуть о навыках Эксель в резюме

Возможно, прочитав всё, о чем мы написали выше, вы скажете: «Я просто добавлю Excel в раздел навыков резюме, и всё». Но проблема в том, что сотни других кандидатов поступят так же. Мы поделимся лайфхаками, как сделать лучше!

При выборе раздела для добавления сведений об уровне владения Excel отталкивайтесь от формата резюме. В хронологическом CV можно упомянуть о своих скиллах в кратком описании карьерных целей, блоке «Навыки», графе «О себе» или секции «Опыт работы».

Вот как можно рассказать про навыки работы в Экселе во вступлении резюме:

Здесь не только говорится о владении Excel, но также упоминается про таблицы и макросы. А вот как можно сделать упоминание о программе в блоке «Опыт работы»:

Другой вариант рассказать о владении инструментами Эксель — указать компетенции в разделе «Навыки»:

Еще одна вещь, которая нравится работодателям, — документы об окончании курсов! Так что если вы недавно получили сертификат, обязательно сообщите об этом в резюме:

Это были разделы хронологического CV. Но если вы выбрали функциональное или комбинированное резюме, используйте расширенную сводку навыков:

Наконец, об умении работать в Excel можно сообщить в блоке «Достижения» и дополнительно рассказать на собеседовании.

Пример заполнения блока «Достижения»:

ООО XYZ

Собрал и обновил старые данные для оптимизации будущих затрат с помощью Excel.

ООО ABC

Использовал творческий подход, дизайнерское мышление и инструменты Excel, чтобы найти новый более привлекательный способ представления финансовых данных клиентам и партнерам. Это увеличило их удовлетворенность работой в среднем на 76%.

aviatoltd.ru

В 2020 году открыл свой первый стартап, где использовал Excel для анализа цен на авиабилеты и предложения оптимальной стоимости на определенные направления. Позже продал эту модель компании XXX.

С чего начать изучение Excel

Прежде чем взяться за изучение инструментов Эксель, нужно определиться с целями их применения. Потому что одно дело — заполнять таблицы и строить диаграммы, и совсем другое — создавать макросы. В первом случае достаточно курса по основам табличного редактора, а во втором — продвинутой многочасовой программы. Но начальные навыки владения Excel можно получить, проштудировав бесплатные материалы:

1. Базовый курс для новичков на YouTube.
2. Обучающие видео от Microsoft.
3. «Основы Эксель для работы» — Яндекс Практикум.
4. «Полезные функции Эксель» — Stepik.
5. «Эксель с нуля до продвинутого пользователя» — РАНХиГС.

Элементарные функции Excel вполне реально освоить за неделю, а для достижения экспертного уровня могут потребоваться месяцы.