Резюме специалиста по документообороту: пример и шаблон

Примеры резюме в смежных специализациях:

• Секретарь
• Помощник руководителя
• Документовед
• Пресс-секретарь
• Секретарь-референт

Общая инструкция по созданию резюме

Резюме — основной источник информации, по которому работодатель делает первоначальные выводы о соответствии соискателя позиции. Главные критерии для оценки кандидата на этом этапе: образование, навыки и стаж. Чем больше претендент подходит по ключевым параметрам, тем выше у него шансы получить приглашение на собеседование.

Инструкция по созданию идеального резюме:

1. Корректируйте отклик под каждую позицию. Так, при трудоустройстве в архив опишите опыт управления документооборотом в хранилище, а при отправке заявки в страховую компанию, расскажите о навыках проверки правильности оформления агентских договоров.
2. Будьте лаконичны. На первичный анализ резюме работодатели тратят всего 7–10 секунд. Чтобы специалисту по персоналу было проще сориентироваться в вашем документе, уберите сложные предложения и малоинформативные фразы. Постарайтесь уместить текст на одной странице.
3. Прикрепите фотографию. Снимок выделит ваш документ из общей массы безликих документов. Используйте качественное фото — так вы продемонстрируете ответственное отношение к поиску работы.
4. Добавляйте ключевые слова. Должность, город, обязанности и навыки, например, «1С:Документооборот» и «деловая переписка». Это поможет вам пройти фильтры автоматизированных систем (ATS). 
5. Структурируйте текст. Четкие разделы с информативными заголовками позволят рекрутеру сразу увидеть важные детали. Чтобы улучшить восприятие блоков, разбейте их содержимое на смысловые абзацы, а обязанности, навыки и качества перечислите списками.

Составить идеальное резюме с чистого листа — задача не из легких. Нужно тщательно продумать структуру, оформление и содержание. Времени на это обычно не хватает. Работодателям необходимо оперативно закрыть вакансии, поэтому приоритет получают первые откликнувшиеся кандидаты.

Чтобы сэкономить время на создании резюме, возьмите готовый шаблон с продуманной структурой и профессиональным оформлением. Сервис MyResume сделает процесс еще проще — здесь можно добавлять, удалять и перемещать блоки, менять дизайн, редактировать фото с помощью нейросети, а также в один клик подбирать компетенции, обязанности и создавать описание для графы «О себе»:

Опыт работы в резюме специалиста по документообороту

Факт работы по профессии — лучшее подтверждение способности кандидата справиться с должностными задачами. Соискатели с опытом всегда получают преимущество перед конкурентами без профильного стажа. Их не нужно учить азам документоведения и контролировать на каждом шаге. 

В блоке «Опыт» нужно указать наименование компании, должность, даты трудоустройства и увольнения, а также основные обязанности, которые вы выполняли. Затем рекомендуем добавить 2–3 достижения. Желательно с цифрами — такие формулировки выглядят более убедительно, чем общие фразы.

Пример описания обязанностей специалиста по документообороту для резюме:

Что делать, если нет опыта работы

На должность специалиста по документообороту часто берут новичков. Правда, стартовая зарплата будет ниже, и первые месяцы придется доказывать свою надежность на простых задачах. Например, начинающему специалисту могут поручить оцифровку бумажных носителей и формирование дел, а также запрос фактур и договоров у клиентов.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам составить резюме:

1. Выделите ключевые навыки. Укажите знание систем электронного документооборота и других профильных программ.
2. Покажите интерес к профессии. Добавьте информацию о пройденных курсах или участии в тематических семинарах.
3. Используйте академический бэкграунд. Если у вас есть образование по специальности, сделайте на этом акцент.
4. Опишите практический опыт. Перечислите конкретные задачи, связанные с документооборотом, которые вы решали на практике или стажировке.
5. Подчеркните личные качества. Включите в резюме быструю обучаемость, внимательность и другие сильные стороны, важные для работы с документами.

Чтобы увеличить свои шансы на трудоустройство, действуйте активно: рассылайте резюме напрямую в кадровые агентства и компании с большим документооборотом, не стесняйтесь сообщать знакомым о поиске работы. Подпишитесь на email-рассылки джоб-порталов, чтобы первым узнавать о новых подходящих вакансиях, и проверяйте почту ежедневно — так вы точно не упустите интересное предложение.

Связанная статья

Резюме молодого специалиста без опыта работы [Образец заполнения]

Впервые устраиваетесь на работу? Всем нужен опыт, а у вас его н... Читать далее »

Образование в резюме специалиста по документообороту

Если у вас есть образование по специальности — обязательно укажите его в резюме. Это будет сигналом для работодателя, что вы хорошо разбираетесь в законах, знаете правила обращения с конфиденциальными данными и в целом соответствуете профстандарту Минтруда N 421н от 27.04.2023 г.

Работодателям нужны документоведы, которые не просто сортируют бумаги, а понимают все риски — от штрафов до уголовной ответственности за нарушения. Наличие профильного образования служит гарантией, что кандидат сможет уберечь компанию от санкций, блокировки счетов и других серьезных проблем.

В разделе «Образование» напишите данные учебной организации, уровень подготовки, специальность и дату получения диплома. В отдельном блоке укажите курсы, которые вы прошли за последние 3 года. Регламенты и технологии периодически меняются, специалист должен постоянно поддерживать свой профессиональный уровень.

Пример блоков в резюме специалиста по документообороту:

Профессиональные навыки в резюме

В блоке «Навыки» расскажите об умениях, которые необходимы документоведу в работе. В первую очередь ориентируйтесь на требования из объявления. Допустим, там может быть сказано, что сотруднику нужно знать MS Office и уверенно владеть оргтехникой. Эти компетенции поставьте в списке на первое место:

Описывайте навыки краткими терминами. В идеале каждое умение должно занимать одну строку. Рядом с ключевыми компетенциями обозначьте уровень владения — например, профессиональный или базовый. В конструкторе MyResume для этого есть прогресс-бары.

Личные качества в резюме 

Работа специалиста требует ответственности и внимательности. Даже мелкие недочеты могут привести к неприятностям. Например, если при проверке шаблона договоров сотрудник не заметит отсутствие обязательного реквизита, готовые документы не будут иметь юридической силы. 

Не менее важны в профессии исполнительность и пунктуальность. Эти качества дают работодателю уверенность, что кандидат не станет саботировать распоряжения руководства и будет строго соблюдать регламенты.

Какую информацию написать в блоке «О себе» 

В этом разделе кратко расскажите о своих карьерных целях, профессиональных интересах, достижениях и других преимуществах, которые выделяют вас среди других соискателей. Здесь же можно прояснить спорные моменты в трудовой биографии, например, длительные перерывы в стаже и частую смену мест работы. Много писать не нужно — текст должен быть лаконичным и содержательным.

Дополнительная информация в резюме 

Рекомендации. В этом блоке оставьте контакты предыдущих работодателей, которые могут дать о вас положительные отзывы. Укажите их Ф. И. О., телефонные номера и email-адреса. 

Хобби. Включите в блок увлечения, которые направлены на развитие технических навыков и важных для работы личностных качеств. Удачным выбором для документоведа станут генеалогия и леттеринг. 

Образец заполнения блоков в резюме специалиста по документообороту:

Составить резюме

Как заполнить блок «Контакты»

Обязательно укажите в резюме контакты для связи. И не один, а несколько. Это должны быть каналы, которые вы просматриваете ежедневно — например, номер телефона, никнейм в Телеграме и адрес электронной почты.

Подведем итоги

Мы рассмотрели пример резюме специалиста по работе с документами, а также профессиональные шаблоны для подготовки отклика. Не забывайте адаптировать информацию о себе под требования конкретной позиции. Ваша ключевая цель — продемонстрировать работодателю, что вы, как никто другой, подходите для заключения трудового договора.