СодержаниеПочему навык тайм-менеджмента так важен
Способность грамотно распределять время избавляет от спешки, позволяет не затягивать сроки сдачи проектов и помогает планомерно добиваться поставленных целей.
Такой навык пригодится любому сотруднику. Но особенно он важен для управленцев и претендентов на должности, которые предполагают большую долю самостоятельности.
Например:Без эффективного управления временем сложно организовать командную и персональную работу. Зато легко получить переутомление, стресс, перекос между профессиональной и личной жизнью.
| Организация рабочей среды | Распределение задач |
| Приоритизация | Хронометраж |
| Целеполагание | Делегирование |
| Планирование | Борьба с хронофагами |
Как понять, что пора «прокачивать» навыки
Хронически ничего не успеваете? 
Не переживайте: «гибкие» скилы легко нарабатываются и поддаются «коррекции», а их внедрение не требует финансовых вложений и больших усилий.
- Беспорядок в делах.
- Некогда отвечать на письма клиентов и партнеров.
- Берете дела на дом и выполняете работу за подчиненных.
- Решаете задачи в спешке.
- У вас низкая производительность.
- Вам приходится регулярно задерживаться в офисе.
- Посетители и сотрудники мешают сосредоточиться.
- Рутина не позволяет заняться долгосрочными целями.
- Ваши подчиненные чувствуют переутомление и выгорание.
- Срываются сроки сдачи проектов.
Как развить навыки тайм-менеджмента
Организация рабочей среды. Группируйте документы по назначению. Для каждой категории выделите отдельное место, чтобы при необходимости можно было быстро найти нужные бумаги. Если вы руководитель, освойте таск-менеджеры для контроля хода работ и раздачи поручений сотрудникам.
Приоритизация. Оценивайте задачи по степени значимости и дате исполнения:
- Подготовьте перечень дел.
- Разбейте на группы по срочности.
- Пронумеруйте список по степени важности.
- Оцените каждый пункт по сложности.
- Распределите на 2 категории: для самостоятельного решения и делегирования.
На основе полученных данных составьте план реализации с прогнозом времени на его выполнение.
Целеполагание. Чтобы добиться успеха, недостаточно сосредоточить свои мысли и усилия в нужном направлении. Каждый «глобальный» замысел разбейте на мелкие шаги, которые ведут к желаемому результату:
- четко и понятно сформулируйте цель (Ц);
- разработайте этапы (Э) по ее реализации;
- конкретизируйте результаты Ц и Э в измеримых показателях;
- определите сроки выполнения для каждого пункта;
- подготовьте технические задания для сотрудников;
- распределите задачи по подразделениям.
Ставьте актуальные и заведомо достижимые цели. Используйте ограничение по времени, чтобы не затягивать сдачу проектов. Контролируйте исполнение. Собирайте обратную связь о трудностях, с которыми сталкивается персонал. Корректируйте ТЗ с учетом ситуации.
Распределение задач. Не пытайтесь делать всё сразу. Работа в режиме многозадачности приводит к снижению производительности на 40%. Человеку тяжело концентрироваться одновременно на нескольких делах, его внимание рассеивается, вникать в детали становится сложно. Риск совершения ошибок повышается. Чтобы избежать падения продуктивности, по возможности соблюдайте режим очередности.
Планирование. Улучшить навыки тайм-менеджмента помогает грамотное распределение усилий и доступных ресурсов. Используйте недельные, месячные и годовые планы для реализации намеченных задач. При их разработке учитывайте приоритетность, срочность и сложность дел. Закладывайте время на работу, отдых и непредвиденные обстоятельства.
Хронометраж. Невозможно стать эффективным сотрудником и руководителем без понимания продолжительности выполнения отдельного этапа и всего задания.
Определите время, которое нужно для решения задач. Для этого вам пригодятся обычные часы или тайм-трекер. С их помощью вы сможете с максимальной точностью прогнозировать сроки реализации проектов.
Делегирование. Чтобы избежать срыва дедлайнов и падения производительности, научитесь перепоручать дела другим людям.
Навыки тайм-менеджмента играют решающую роль в предпринимательской деятельности. Так, доходность бизнеса руководителей, которые умеют делегировать задачи, на 33% выше, чем у управленцев, привыкших делать всё самостоятельно.
Делегируйте дела тем, кто наверняка справится с задачами. Объясняйте задания понятным языком. Отводите четкие сроки на их выполнение. Оставляйте задел по времени на тот случай, если подчиненный или подрядчик не справится и часть работы придется переделывать.
Борьба с хронофагами. Эффективное управление временем невозможно без умения ликвидировать отвлекающие от основной работы действия.
| Виды хронофагов | Пример |
|---|---|
| Контролируемые | Разговоры по телефону, перекуры, серфинг в интернете, совещания, общение в соцсетях, поиск документов. |
| Неконтролируемые | Поломка оборудования, пробки на дорогах, ожидание в приемных директоров. |
Как бороться с «пожирателями времени»? Для начала проведите ревизию рабочего дня. Определите, что мешает вам качественно выполнять задачи. Разработайте план устранения хронофагов и строго ему следуйте.
- Если много хлопот доставляет поиск электронных документов, займитесь формированием персонального цифрового архива. Подготовьте оглавление с перечнем разделов и ссылками для мгновенного перехода к нужным файлам.
- Подумайте, чем занять персонал при поломке оборудования.
- Отключайте телефон на время выполнения работы. Объясните коллегам, что в ближайшие 2-3 часа вы будете «вне зоны доступа».
- Установите на смартфон или ПК сервис ограничения времени посещения сайтов, например, Strict Workflow.
Где и как писать в резюме о навыках тайм-менеджмента
Для упоминания умения грамотно распоряжаться временем используйте раздел «Навыки»:
При перечислении скилов берите за основу термины, которые указаны в вакансии — это ключевые слова, которые служат маркерами для автоматических систем ATS.
| Планирование | Расстановка приоритетов |
| Делегирование | Целеполагание |
Убедите рекрутера в том, что перечисленные навыки для вас — не пустой звук. Расскажите об успешном применении технологий тайм-менеджмента в блоке «Опыт».
Образец заполнения раздела в резюме руководителя:
- Достижения (за 2 года):— Внедрил ПО Anviz для учета рабочего времени, что позволило рассчитывать сроки выполнения техзаданий с точностью до 1-2 дней и снизить число просрочек на 30%.
– Организовал внутреннюю систему коммуникации персонала, благодаря которой каждый сотрудник сэкономил на выполнении рутинных задач 4 часа в неделю.
– Завершил 18 сложных проектов на 7 дней раньше дедлайна за счет делегирования процессов.
Подведем итоги
Упоминание навыков тайм-менеджмента в резюме позволит повысить вашу ценность в глазах работодателей. Только не нужно приукрашивать. Если вы с управлением временем на «вы», займитесь «прокачкой» этого умения прямо сейчас. Развитие soft skills не требует больших усилий. Со своей стороны, рекомендуем вам познакомиться с книгами Брайана Трейси, Марии Хайнц, Глеба Архангельского и Сергея Бехтерева.
