СодержаниеКак объяснить, почему вы не сделали работу
В каком виде предоставить объяснения, зависит от правил, принятых в компании. В одних организациях руководители просят сотрудников пояснить причины письменно, в других — устно, в третьих — напечатать в свободной форме или по установленному образцу.
Как и о чем написать? Отбросьте эмоции и используйте конструктивный подход:
- Объясните, почему не выполнили задание. При упоминании причин, которые помешали вам добиться цели, приводите убедительные доказательства (расчеты, справки, скриншоты переписок, фотографии).
- Покажите, что не сидите сложа руки. Расскажите руководителю, какие действия предпринимаете для исправления ситуации. Приведите в пример промежуточные результаты (сделано столько, осталось еще вот это).
- Предложите решение. Подготовьте несколько идей, как выйти из положения. Ваши варианты должны быть понятные и реалистичные.
- Обозначьте конкретный срок. Сообщите руководителю, сколько времени вам потребуется на работу. Если есть возможность, добавьте небольшой запас на случай форс-мажора.
- Запросите помощь. Дайте начальнику знать, что вам потребуется для завершения задачи (дополнительная техника, помощь коллег, деньги).
Самое главное — избегайте неправдоподобных оправданий. В рабочих делах, особенно когда они касаются запуска проекта, отношений с клиентами и в целом репутации компании, юмор абсолютно неуместен.
| Верно | Неверно |
|---|---|
| Принтер сломался, а мастер по ремонту офисной техники пришел только в 16:00 | Мой кот вчера сильно подвернул лапу, и это выбило меня из колеи |
Примеры устных оправданий
Если проблема не слишком глобальная, и ее можно быстро решить своими усилиями, проще всего объясниться с начальником на словах. Скажите, руководителю, почему вы не выполнили план, и предложите варианты выхода из ситуации.
| Подвела техника | «Прошу меня извинить. Сделать работу в срок помешала поломка модема. Я уже нашел другой. В течение двух часов мастер его установит, и еще минут через 30 статья будет у вас» |
| Неверно оценили сложность работы | «Сожалею, что сорвала дедлайн. Выполнить поручение оказалось труднее, чем я думала. Признаю ошибку. В дальнейшем буду тщательно соразмерять свои силы» |
| Не успели | «Мне не удалось сделать задание в срок из-за неправильного расчета времени. Сожалею, что подвел вас. Больше это не повторится. Теперь буду оставлять несколько часов про запас и внимательнее рассчитывать этапы выполнения задачи» |
Примеры письменных объяснений
Если начальник запрашивает объяснение на бумаге, не пугайтесь раньше времени. Возможно, он не намерен вас строго наказывать, а собирает данные об общих причинах подобного поведения персонала и проблемах внутри команды.
У служебной записки нет единого образца. Некоторые компании применяют свой корпоративный шаблон. Спросите у секретаря, есть он в вашей фирме. Если нет — возьмите за основу нашу версию. В ней указаны все необходимые реквизиты:
Если руководитель не посчитает приведенные доводы уважительными и решит вас наказать, объяснительная пригодится вам для обжалования взыскания в трудовой инспекции и суде.
Чтобы вам было проще сформулировать причину невыполнения работы, мы подготовили образцы объяснительных для разных ситуаций. Вы можете сделать копии любого Google Документа и переделать текст под себя.
Причина №1. Слишком много работы
Зачастую основной причиной срыва сроков становится чрезмерная нагрузка. Сотрудники просто не успевают выполнить все дела до обозначенного дедлайна. Какие-то задачи приходится игнорировать.
Если вы не хотите испортить отношения с менеджерами и коллегами, не вините в проступке окружающих. Расскажите начальнику, что случилось, без лишних эмоций и перехода на личности. Руководитель сам сделает выводы.
Пример:
Причина №2. Была допущена ошибка
Не ошибается тот, кто не работает. Расценивайте недочеты как опыт, а не как конец света. Сделайте выводы из случившегося и определите дальнейшие действия, которые не позволят вновь попасть в подобную ситуацию.
Пример, как можно объяснить свои промахи:
Причина №3. Произошел форс-мажор
Никто не застрахован от непредвиденных ситуаций. Работники попадают в пробки, остаются с детьми, потому что не пришла няня, устраняют последствия коммунального коллапса. В таком случае руководство, как правило, не наказывает сотрудников.
Почему не выполнил работу — пример объяснительной:
Причина №4. Подвел коллега
Если срыв работы произошел из-за сослуживца, воздержитесь от обвинений. Возможно, у коллеги были уважительные причины. Расскажите руководителю, почему не выполнили задачу. Как поступить и кто виноват, начальник определит самостоятельно.
Пример оформления документа:
Причина №5. Не хватило ресурсов
Бывает, что для завершения задачи не хватает денег или материалов. Такое обычно случается при ошибке в расчетах и непредвиденном повышении цен. Здесь нужно признать недочет и продумать способы предотвращения дефицита в будущем.
Образец:
Причина №6. Помешала усталость или лень
Если нет уважительной причины, за невыполнение должностных обязанностей может последовать взыскание. Но, как говорится, «повинную голову меч не сечет». Это значит, есть шанс, что вас не накажут слишком строго. Начальники относятся лояльно к тем, кто признает свою неправоту и готов исправиться.
Как объяснить, почему не сделал вовремя свою работу:
Причина №7. Вы забыли о поручении
Если вы отвлеклись на другие поручения и забыли выполнить работу, лучше извиниться за свою невнимательность и сделать так, чтобы ситуация не повторилась в будущем.
Пример пояснения причины невыполнения работы:
Коротко о главном
Если начальник спрашивает, почему не сделали работу, не фантазируйте и не пускайте в ход юмор. Скажите правду и продемонстрируйте готовность не допускать таких ситуаций в будущем.
Оправдание можно предоставить руководителю устно и на бумаге. Письменный вариант предпочтительнее — тогда начальник точно не забудет о том, что вы сказали. Кроме того, объяснительную в таком формате можно использовать для оспаривания взыскания в суде и при подаче жалобы в трудовую инспекцию.
