Но мы не пускаем их на самотек, а предпринимаем какие-то действия, чтобы с ними справиться.
СодержаниеОпределение проблемы
Термин «проблема» имеет несколько определений. Если говорить простыми словами, это вопрос, ситуация или задача, которые нарушают наш привычный жизненный уклад и требуют сложного разрешения.
В контексте работы проблемой часто называют препятствие, мешающее команде, фирме или лично сотруднику достичь новых высот, добиться поставленной цели.
Выделяют 2 типа затруднений:
Простые — имеют понятное решение.
Пример:
Сложные — характеризуются вариативностью устранения неприятностей.
Пример:Все рабочие задачи условно делятся на 3 вида:
- Технические. Решить такие проблемы можно быстро, в одну ступень. Пример из жизни: если отсутствует электропитание, нужно вызвать электрика.
- Организационные. Это более сложные задачи. Они устраняются несколькими способами и, как минимум, в 3-4 этапа. Допустим, конфликт между сотрудниками фирмы HR-менеджер может аннулировать разными методами, но прежде ему предстоит выяснить причину недопониманий и узнать мнение каждого участника спора.
- Адаптивные. Самые сложные задачи. У них много причин, поэтому для их устранения необходим метод комплексного подхода, мозговой штурм и консультации нескольких специалистов. Пример такой задачи — переход на удаленный формат работы.
Помните, непреодолимых препятствий не существует. Даже если у вас нет навыков анализа и решения проблем, их можно развить. Как это сделать, рассмотрим ниже.
Существует ли универсальный метод урегулирования задач?
Каждая ситуация индивидуальна, но все проблемы схожи тем, что являются неким препятствием на пути к цели. Есть базовый алгоритм, применимый к любой задаче:
- Опишите проблему. Когда она возникла, при каких обстоятельствах, в чем заключается. Продумайте возможные последствия неприятностей.
- Определитесь с желаемым результатом. Представьте, как изменится ситуация после решения проблемы.
- Проанализируйте причины. Тут хорошо работает метод «5 вопросов-почемучек». О нем расскажем чуть позже.
- Составьте список выходов из положения. Включите в перечень все возможные пути урегулирования ситуации.
- Выберите лучший вариант из предложенных. В идеале он должен привести к результату, обозначенному в пункте 2.
- Составьте план. Пропишите алгоритм действий, обозначьте целевые показатели, укажите сроки исполнения каждого пункта. Если вы руководитель, определите ответственных лиц.
Базовый алгоритм — не панацея, а лишь основа устранения проблем. Его нужно адаптировать под решение каждой конкретной задачи. С простыми неприятностями всё понятно — от них можно избавиться в один шаг. Сложные требуют комплексного подхода. В основе их решения лежат 2 принципа:
- Разбивка на этапы. Позволяет сфокусироваться на главном и сэкономить ресурсы.
- Постановка локальных задач. Помогает планомерно двигаться к устранению сложностей.
Приведем пример последовательного решения проблемы по подготовке к выступлению на бизнес-конференции:
| Этап | Задачи |
|---|---|
| Определиться с темой выступления | Уточнить тему у куратора мероприятия. Если она открытая, выбрать наиболее знакомое и интересное для целевой аудитории направление. |
| Собрать необходимые данные | Проанализировать имеющуюся информацию, провести мониторинг интернет-пространства, получить экспертные мнения. |
| На основе полученных сведений подготовить речь | Собрать информацию в простой и понятный для слушателей доклад. Включить в него как можно больше пруфов. Провести финальную вычитку. |
| Сделать презентацию | Оформить отдельные слайды под тезисы выступления. Для каждого приготовить название, краткое описание и визуальную составляющую (изображение, видео, график, диаграмму). При необходимости — подключить веб-дизайнера. |
| Провести репетицию | Заучить речь. Синхронизировать свое выступление с презентацией. Если нужно, попросить кого-то из коллег перелистывать слайды. «Прогнать» выступление 3-4 раза. |
Если вас не удовлетворил результат, подумайте, какие моменты нужно улучшить, чтобы избежать ошибок в следующий раз. Воспользуйтесь лайфхаком опытных аналитиков: фиксируйте рабочие проблемы и предпринятые для их решения шаги в ежедневнике или отдельном журнале. В дальнейшем используйте записи для урегулирования аналогичных неприятностей.
| Профессиональные навыки | Личные качества | ||
|---|---|---|---|
| Анализ данных | Помогает объективно оценить сложившуюся ситуацию и подобрать стратегию, подходящую для ее решения. | Общительность | Помогает при устранении коллективных проблем. Облегчает сбор полезной информации. |
| Анализ рисков | От решения, обреченного на провал, лучше отказаться. | Творческий подход | Важен при решении нестандартных ситуаций, не имеющих единственно верного выхода. |
| Методология исследования | Поможет разобраться в трудностях, проверить надежность данных, полученных из разных источников. От качества и достоверности информации зависит принятие решений. | Умение работать в команде | Помогает увидеть поставленную задачу с разных сторон, устраивать мозговые штурмы для поиска выхода. В спорах и обсуждениях рождаются лучшие идеи. |
| Знание бизнес-целей | Необходимо для поиска решений, отвечающих задачам фирмы. | Активное слушание | Помогает разобраться в теме и задать правильные вопросы более опытным коллегам, вычленить ценную для устранения сложностей информацию. |
Метод «5 вопросов-почемучек»
С помощью этой техники можно детально проанализировать причины возникновения проблемы и извлечь урок по предотвращению подобной ситуации в будущем. Покажем принцип работы метода на примере.
Проблема: сорвали дедлайн по важному проекту.
- Почему? Потратили много времени на планирование.
- Почему? Не знаем, с кем надо согласовывать этапы и в какой последовательности.
- Почему? Нет инструкции.
- Почему? Нет ответственного за составление плана.
- Почему? Не продумали весь процесс и не определили куратора.
Срочное решение: назначить ответственного за планирование.
Вывод на будущее: перед началом любого проекта необходимо продумать все этапы и закрепить ответственных лиц.
Как развить навыки решения проблем
Формирование навыков решения рабочих проблем — непрерывный процесс, который требует регулярной тренировки. Нужно постоянно практиковаться, ставить перед собой новые цели и добиваться их.
- Набирайтесь личного опыта. Если часто сталкиваетесь с проблемами и решаете их, то со временем сможете справляться с самыми сложными задачами.
- Учитесь на чужих ошибках. Не пренебрегайте общением с коллегами и более опытными людьми, читайте книги по своей специальности. Это позволит получить знания, которые вы сможете применить в будущем.
- Мыслите критически. Если недооценить проблему, можно столкнуться с еще большими трудностями. Это приведет к панике, которая помешает сосредоточиться на поисках решения.
- Не бойтесь ошибок. Перфекционизм часто тормозит процесс. Лучше ошибиться и сделать выводы, чем пустить ситуацию на самотек. Если впоследствии столкнетесь с конструктивной критикой, не воспринимайте ее агрессивно или с обидой. Ведь именно она «подсвечивает» недочеты, которые требуется исправить.
- Смотрите вглубь. Часто причины затруднений неочевидны, и решать нужно вовсе не проблему, лежащую на поверхности, а ее источник.
- Начните с конца. Поймите, что вы получите от решения возникших неприятностей. Если ничего полезного, то, вероятно, проблема надумана и тратить силы на ее решение бессмысленно.
- Участвуйте в мозговых штурмах. Предлагайте идеи и методы урегулирования неприятностей, а также прислушивайтесь к мнению коллег.
- Смотрите на проблему под разными углами. Пробуйте нестандартные способы решения, экспериментируйте.
Работайте над развитием навыков решения проблем каждый день. Не откладывайте закрытие сложных вопросов на завтра и как можно меньше привлекайте к своим персональным задачам других.
Нужно ли включать навык решения проблем в резюме
Прежде чем откликнуться на объявление, внимательно изучите требования потенциального работодателя. Если в вакансии указано, что идеальный кандидат должен обладать навыком анализа и решения проблем, смело включайте этот скил в резюме.
| Верно | Неверно |
|---|---|
| Анализировал, почему лиды не превращались в продажи. Выявил следующие проблемы: 1. Низкий уровень доверия со стороны ЦА. 2. Некачественная обработка входящих заявок. По итогам проработки полученных результатов, конвертация лидов в покупателей увеличилась на 55%. | Умею анализировать информацию и решать проблемы. |
| Провел исследование рынка. В итоге количество продаж увеличилось на 18%. | Знаю методы исследования рынка. |
| Разработал новую концепцию сайта компании на основе плотного сотрудничества с отделами продаж и маркетинга. | Работал в команде. |
| Предложил организовать доставку заказов из кафе. Инициировал рабочее совещание по вопросу, как это сделать в период пандемии. | Навык активного слушания и коммуникабельность. |
Подведем итоги
Умение решать проблемы — сложный навык, включающий в себя комплекс hard и soft skills. Его формирование — непрерывный процесс. Чтобы легко справляться с трудностями, необходимо постоянно практиковаться, не бояться ошибок и добиваться поставленных целей.
Если хотите произвести впечатление на работодателя, включите информацию о способности решения проблем в резюме. Делайте это с помощью конкретных примеров из личного опыта.
