Планирование дел с вечера
Ситуация: каждое утро вы в спешке распределяете рабочие и личные задачи. Дел много, выполнить все за день физически невозможно. Вы постоянно заняты, но при этом непродуктивны.
Решение: не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Составляйте список дел с вечера, тогда вам не придется с утра тратить время на то, чтобы собраться с мыслями и начать работу.
Польза: благодаря этому методу, вы сможете спокойно распределять дела и оценивать предстоящую нагрузку. Минимум стресса — максимум продуктивности!
Пример планирования задач на день:
Зеркало дня
Ситуация: с планированием у вас вроде бы всё в порядке, но почему-то вам всё равно не удается завершить даже небольшое количество дел. Как выяснить, в чем причина?
Решение: каждые 15–30 минут в течение рабочего дня выписывайте, чем конкретно вы заняты.
Польза: эта практика позволяет отследить, какие задачи вы совершаете и сколько времени они занимают. Хотите достичь большего эффекта? Фиксируйте свое настроение. Задайте себе вопрос: «Это дело приносит мне удовольствие или просто отнимает энергию?».
Метод хронометража
Ситуация: рабочих дел слишком много, вы ничего не успеваете, поэтому всё чаще засиживаетесь в офисе допоздна, а личные планы отодвигаете на потом.
Решение: каждый день в течение недели записывайте все дела, которые вы выполняете. Фиксируйте, сколько времени они занимают. Лучше начинать с утренней рутины: умывания, душа, зарядки, медитации, приготовления завтрака, проверки электронной почты и так далее.
Определите действия, которые не имели результата. Формат такой:
сколько времени ушло;
чем вы конкретно занимались;
какой итог получили.
Проанализируйте, что вам мешало сосредоточиться на задачах. В следующий раз минимизируйте либо полностью ликвидируйте отвлекающие факторы.
Польза: метод хронометража помогает выявить «похитителей времени». Отказавшись от отвлекающих дел или частично их сократив, вы сможете сделать свой рабочий день более продуктивным.
«Лягушка на завтрак»
Ситуация: вам необходимо дописать отчет по работе, позвонить в банк и ответить клиентам по электронной почте. Первое дело — самая сложная задача дня. Это так называемая «лягушка».
Решение: Если вы хотите, чтобы ваш день был успешным, начинайте его с «поедания лягушки».
Польза: вы почувствуете прилив жизненных сил и гордость за то, что выполнили объёмную или просто неприятную задачу. В приподнятом настроении с остальными делами вам будет разобраться проще.
Правило девяти дел или «1 + 3 + 5»
Ситуация: в течение дня вам предстоит сделать несколько рабочих задач, а также решить несложные бытовые дела.
Решение: закройте одну большую задачу, три средних и пять небольших. Планируйте время на выполнение дел в зависимости от их сложности.
Польза: с помощью этого метода вы научитесь эффективно распределять время и силы, грамотно расставлять приоритеты и правильно оценивать свою загруженность.
Эффективный разбор мелких задач
Ситуация: незначительные дела, решение которых вы постоянно откладывали, накопились и теперь заставляют вас прокрастинировать и отвлекаться от решения глобальных вопросов.
Решение: задачи, занимающие порядка 1–2 минут, закрывайте по мере их возникновения. Или другой вариант — составьте для них отдельный список и выполняйте параллельно с другими делами. Например, пока вы стоите в очереди на почте, можно наметить планы на ближайшие дни или заказать пиццу на ужин.
Польза: при таком подходе вы не потратите время впустую, а инвестируете его с пользой для дела.
«Сделай это завтра»
Ситуация: рабочие проекты идут параллельно друг другу, случаются накладки. Сосредоточиться на каком-то одном деле сложно. Это создает эмоциональную напряженность и отрицательно сказывается на вашей продуктивности.
Решение: не ставьте все срочные задачи на один день, отложите часть из них на завтра. Используйте закрытые списки. Помните, что поток просьб от коллег и поручений от руководителя не прекратится никогда. Поэтому не принимайтесь за выполнение вновь поступивших дел сегодня, лучше запланируйте их на следующий день.
Польза: вы будете фокусироваться на первостепенных задачах и справляться с работой даже при горящих сроках.
Pomodoro, или «система 25 минут»
Ситуация: в компании со дня на день ожидается серьезная проверка. Чтобы к ней хорошо подготовиться, руководитель просит всех сотрудников работать по 8 часов без большого перерыва на обед. При таких обстоятельствах вы, как и ваши коллеги, скорее всего, будете сфокусированы на временных рамках, а не на качестве выполнения задач.
Решение: используйте технику Pomodoro, разработанную итальянским предпринимателем Франческо Чирилло. «Помидор» — это интервал в 30 минут, из которых 25 нужно выделять на работу и пять — на отдых. Выполните последовательно четыре таких подхода, а затем сделайте получасовой перерыв. Повторяйте цикл до тех пор, пока задача не будет завершена.
Польза: тайминг поможет вам контролировать ход выполнения дел и эффективно решать рабочие задачи без риска получить эмоциональное выгорание.
Канбан
Ситуация: вы с коллегами приступили к реализации крупного проекта. На данном этапе каждый из вас слабо представляет, как распределяется нагрузка между специалистами.
Решение: синхронизируйте работу команды с помощью наглядного представления актуальных задач на канбан-доске. В классическом варианте это таблица с тремя столбцами, в которых помещаются стикеры с информацией, что нужно сделать, в какой срок и кто назначен исполнителем.
Польза: четкость и прозрачность рабочих процессов в команде. Канбан-доска особенно актуальна в ситуации высокой неопределенности и постоянных изменений. Визуализация дает возможность оперативно выявить внезапно возникшие проблемы, пересмотреть приоритеты и перестроить очередность задач.
Матрица Эйзенхауэра
Ситуация: сегодня вам нужно завершить дизайн лендинга для заказчика, записаться на тренинг по личностному росту, заказать доставку продуктов, а еще было бы неплохо полистать ленту в соцсетях и посмотреть какой-нибудь сериал.
Решение: расставляйте приоритеты для дел, которые вы планируете выполнить. Военный деятель и 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр разделял все задачи на четыре типа:
1. Важно и срочно — горящие дела, которые нельзя откладывать. В нашем примере это завершение дизайна лендинга для заказчика.
2. Важно и не срочно — задачи, которые не требуют сиюминутного выполнения, но подразумевают тщательное планирование. Например, на тренинг по личностному росту нужно записаться заранее.
3. Неважно и срочно — задачи, которые лучше делегировать, чтобы высвободить время для решения более важных вопросов. Допустим, заказ продуктов можно доверить своему помощнику.
4. Неважно и не срочно — дела, которые не приводят вас к желаемой цели, а только отвлекают. Их стоит ограничить или вовсе исключить из плана на день. В нашем случае в эту категорию попадают скроллинг ленты в соцсетях и просмотр сериала.
Польза: с матрицей Эйзенхауэра вы будете заниматься только принципиально важными задачами, не распыляя свое внимание на незначительные вещи.
| Timeneye | Простой сервис для учета рабочего времени, в котором можно не только отслеживать, куда уходят драгоценные минуты, но также устанавливать бюджет для проектов и создавать отчеты для клиентов. |
| Focus To-Do | Техника Pomodoro и менеджер проектов в одном приложении. Здесь вы можете просматривать статистику по завершенным проектам и «съеденным помидоркам», а также ставить повторяющиеся задачи и напоминания. |
| Forest | Инструмент, который помогает бороться с зависимостью от соцсетей. Пока вы не заходите в другие приложения, на экране вашего гаджета растет дерево. В случае, если разблокировать телефон в неположенное для этого время, дерево погибнет. |
| Trello | Сервис по управлению проектами на основе канбан-доски. Под разные проекты можно выделить отдельные рабочие пространства. |
| Notion | Инструмент, который можно применять как базу данных для хранения информации. |
| Todoist | Приложение для создания списков дел. Отлично настраивается под различные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра. |
