Как работать быстрее: 12 лайфхаков для повышения продуктивности

1. Разберитесь в переписке

В потоке писем сориентироваться крайне сложно. Если вы не хотите пропустить важную информацию, начните бороться с хаосом в электронной почте уже сейчас: создайте категории, дайте названия папкам и настройте автоматическое распределение сообщений.

Еще один лайфхак — разделите аккаунты в мессенджерах на личный и деловой. В течение дня пользуйтесь только вторым, а вечером переключайтесь на первый. Нужные чаты закрепите сверху, а у остальных отключите звук и проверяйте их, когда появится свободное время. Эти действия займут всего пару минут, зато всё у вас будет упорядочено.

2. Применяйте квадрат Эйзенхауэра

34 американский президент утверждал, что не все важное срочно и не все срочное важно. Чтобы работать быстрее и всё успевать, задачи на день нужно распределять по четырем квадратам:

1. Неважно — Несрочно.
2. Неважно — Срочно.
3. Важно — Срочно.
4. Важно — Не срочно.

Например, проекты со сжатыми сроками стоит отнести к важному и срочному, профессиональное обучение, от которого не зависит повышение в должности, — к важному и несрочному, встречи по незначительным вопросам — к неважному и срочному, неделовые телефонные разговоры — к неважному и несрочному.

Как работать с квадратом: выполненные дела зачеркивайте, остальные переносите на следующий день и снова распределяйте их по приоритету. Список задач всегда будет перед глазами, и вы легко сможете решить, что делать в первую очередь.

3. Используйте метод «5 минут»

Не всегда всё идет по плану. В ходе работы могут появляться другие задачи, на которые приходится отвлекаться. А потом, чтобы вернуться к основному занятию, нужно снова концентрироваться. Мы предлагаем действовать так: всякий раз оценивайте время, которое требуется для решения возникшего вопроса. Если 5 минут хватит, можно приступить, в противном случае — отложить. Допустим, уделить 60 секунд отправке делового письма стоит сразу, но часовая переписка с другом точно может подождать. Таким образом дела не будут накапливаться, и вам не придется разрываться.

4. Чтобы быстрее работать, ставьте будильник

В западных странах эта техника применяется не один десяток лет. Благодаря ей эффективность труда увеличивается в разы. Чтобы не отвлекаться на посторонние вещи, нужно устанавливать таймер. Например, 50 минут непрерывно трудиться, 10 — заслуженно отдыхать. Время можно распределять, как удобно. Главное — неукоснительно соблюдать режим. Сначала будет тяжело заставить себя придерживаться графика, но со временем такая система войдет в привычку.

5. Закройте двери

Лайфхак, как научиться быстро работать на удаленке — предупредите родных, чтобы вас не беспокоили. Сообщите семье, что, например, с 10 утра до 6 вечера вы заняты, и отвлекать вас ни в коем случае нельзя. Если ваши дети не ходят в садик или школу, попросите родственников за ними присмотреть. Животных лучше в комнату не пускать, а вот покормить их и выгулять до начала работы, точно стоит.

6. Дробление большой задачи на части

Масштабный проект разбивайте на отдельные шаги и концентрируйтесь на каждом. Не отвлекайтесь на мысли о том, как много предстоит сделать. Например, процесс создания сайта включает в себя несколько этапов: планирование, дизайн, разработка, тестирование и запуск. Дробим первый: нужно определить цели и аудиторию, а также составить техзадание специалистам. В таком случае мы сосредотачиваемся на конкретных небольших действиях, а не на глобальной задаче — запуске ресурса.

7. Слушайте музыку

Ученые Университета штата Иллинойс выяснили, что прослушивание разных мелодий увеличивает продуктивность человека на 6,3%, причем в любой сфере. А еще музыка помогает:

• концентрироваться на задаче, если вокруг шумно;
• быстро и качественно выполнять однообразные задания;
• генерировать классные идеи;
• легче распознавать буквы, изображения и цифры.

Но не нужно слушать музыку постоянно, иначе это приведет к обратному эффекту  — снижению производительности. Во всём нужна мера — периодически делайте перерывы и работайте в тишине.

8. Ведите здоровый образ жизни

Да, банально, но это база, которая поможет вам чувствовать прилив сил в течение всего дня, а значит, и более эффективно справляться с намеченными задачами. Принимайте витамины, правильно питайтесь, спите не менее 7 часов в сутки, откажитесь от вредных привычек и добавьте в свою жизнь занятия спортом.

9. Чаще шутите

Еще один полезный лайфхак, как работать продуктивнее и быстрее, — относитесь к неприятным вещам с юмором. Если при возникновении трудностей впадать в панику, решать задачи будет сложней. Умение шутить в стрессовой ситуации поможет разрядить атмосферу и не зацикливаться на негативе.

Пример:

Коллега в грубой форме говорит, что вы плохо справились с задачей. Вместо того чтобы огорчаться и отвечать в том же духе, максимально серьезно поинтересуйтесь: «Николай, ты всегда такой злой или только сегодня?».

10. Чтобы работать продуктивнее, выделяйте время на отдых

Ситуации, когда без вас действительно не обойтись, возникают крайне редко, поэтому вне офиса не думайте о делах. Устройте себе настоящие выходные: отключите телефон, не проверяйте почту, погуляйте с семьей по парку, сходите в кино, посмотрите любимый сериал с попкорном. Забудьте о том, как много задач ожидает вас в понедельник.

Не игнорируйте отпуск. Он дается работникам не случайно. Если трудиться без остановки, рано или поздно вы потеряете интерес к тому, что делаете, то есть эмоционально выгорите. Спланируйте месяц отдыха до мелочей: куда поедите, на чем, где остановитесь, какие места посетите.

11. Мотивируйте себя

Большое дело складывается из маленьких шагов, и после выполнения каждого желательно себя поощрять. Купите новую вещь или вкусную еду, сходите на концерт или в театр. Повесьте перед собой карту желаний с изображением всего того, чего вы хотите достичь. Другой вариант — прикрепите к столу вдохновляющие на перемены цитаты.

12. Визуализируйте результат

Представьте, что вы будете чувствовать, когда закончите проект. Гордость? Уверенность в себе? Например, вам удалось заключить важную сделку. Начальник хвалит, коллеги завидуют. Дело предстоит нелегкое. Подумайте, на что потом потратите премиальные. Поощрите себя мысленно: вот вы купили новый диван или красивую шубу, а может, машину или квартиру. Легче не свернуть с намеченного курса, когда заранее видишь плоды своей деятельности.

Коротко о главном

Мы поделились лайфхаками, как можно быстро работать благодаря порядку, расстановке приоритетов, концентрации на задаче, самоконтролю и умению расслабляться. Если вы избавитесь от хаоса, научитесь дисциплине и обретете сильную мотивацию, ваша эффективность поднимется в разы. Напоследок дадим несколько рекомендаций для тех, кто ведет активную деятельность.

Как быстро работать физически:

1. Сокращайте траекторию движения. Если вы с коллегой постоянно что-то передаете друг другу, ваши рабочие места должны находиться рядом.
2. Объединяйте похожие операции. Чтобы поставить изгородь, нужно отмерять, пилить и копать. Правильно будет взять рулетку и замерить всё сразу, потом отпилить каждую необходимую деталь, затем провести манипуляции, для которых нужна лопата. Если постоянно менять инструменты и перенастраиваться на новое дело, работа займет намного больше времени.
3. Поддерживайте порядок в помещении, где трудитесь. Поиск вещей — долгий и энергозатратный процесс.
4. Упростите доступ к предметам, которыми пользуетесь чаще всего. Например, молоток нужен каждый день, значит, должен лежать близко. Гвоздодер используется раз в неделю, его можно хранить на дальней полке.
5. Делайте оптом. Если требуется отпилить пару одинаковых по длине реек, соберите их вместе и пилите все сразу.