СодержаниеВ каких случаях работник пишет объяснительную
Объяснительную требуют от работников, которые совершили дисциплинарный проступок. Во всех остальных случаях руководство просит оформить служебную или докладную записку, причем они составляются по желанию сотрудника.
То есть попросить объяснительную могут у виновного сотрудника, свидетеля происшествия и непосредственного руководителя работника, который совершил нарушение.
Читать далее »Как оформить объяснительную записку
Закон не устанавливает единых требований к содержанию объяснительной записки, но компании часто утверждают ее форму самостоятельно. Если в локальных нормативных актах ничего на этот счет не говорится, и кадровик выдает вам пустой бланк А4, пишите, как посчитаете нужным. А еще вы можете скачать любой шаблон документа из интернета.
Структура текста может быть такой:
- Должность руководителя или человека, позиция которого позволяет принимать решения о наказании сотрудников — в правом верхнем углу страницы.
- Полное название компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя.
- Фамилия, имя, отчество составителя записки.
- Наименование документа («объяснительная») — в центре.
- Место оформления документа — когда сотрудник составляет бумагу не на рабочем месте (во время больничного, командировки, отпуска).
- Когда и при каких обстоятельствах произошло нарушение.
- Роль составителя записки в случившемся.
- Возможные последствия для работодателя.
- Дата составления записки.
- Подпись с расшифровкой.
Образец объяснительной записки на работу:
Примеры формулировок в объяснительных записках
Рассмотрим частные случаи. Обратите внимание на то, что в пояснительных записках не следует упоминать о других компрометирующих вас ситуациях. Говорите только о происшествии, обстоятельства которого выясняет начальник.
Ошибка, несоблюдение инструкции, жалоба клиента
Оправдываться за конкретный проступок сложно, но если последствия несущественные, сотрудника могут не наказать. Поэтому объяснительную лучше написать в любом случае — работодатель будет оценивать предшествующее поведение специалиста и его отношение к обязанностям.
Объяснительная записка об ошибке в работе может выглядеть так:Я допустила ошибку из-за большого количества отгрузок в этот день. Свою вину признаю. Впредь буду относиться к заполнению документов внимательнее.
Усталость и большой объем работ — неуважительная причина для совершения ошибки, которая имела такие серьезные последствия. Сотрудника накажут.
Технический сбой
Если вы совершили ошибку из-за того, что плохо работали прикладные программы, которые используются в компании, оправдываться не нужно. Расскажите, когда и как именно вас подвели техника и софт. Попросите системного администратора подтвердить ваши слова.
Пример объяснительной:Причина ошибки — сбой бухгалтерской программы. IT-специалист устранял проблему в период с 11:00 до 18:00, поэтому мне пришлось делать расчеты вручную.
Недостача материальных ценностей
Если после инвентаризации руководство обнаружило пропажу ценностей, нужно подробно рассказать о пересортице, излишках и причинах недостач.
| Пример объяснительной, которая не смягчит наказание: |
|---|
| Я, Петров С. С., отсутствовал на складе 07.04.2024 г. по семейным обстоятельствам. В 09:00 соседка отправила мне СМС, в котором сообщила о плохом самочувствии матери. Ее забрали на скорой из-за проблем с сердцем. Я сразу поехал в клинику. В 12:30 вернулся на работу. Возможно, я забыл закрыть ворота, потому что очень волновался. Кто забрал недостающие вещи, не знаю. Свою вину за то, что не сообщил об уходе со склада, признаю. Ранее я никогда не допускал подобного и всегда ответственно относился к должностным обязанностям — прошу принять это во внимание. |
Причина того, что склад оказался открытым и без охраны, неуважительная, работник понесет ответственность за пропавшие ценности.
Отмена командировки
Отказ от деловой поездки в последний момент без уважительной причины — это серьезное нарушение. Работодатель понесет убытки: придется отменять бронь в отеле, возвращать билеты и так далее. Но наказания не будет, если речь идет об обстоятельствах непреодолимой силы.
| Пример объяснительной записки на работе: |
|---|
| 07.04.2024 г. я, Романова Валентина Павловна, должна была вылететь из г. Оренбург в г. Орел для переговоров с представителями ООО «Медь и сталь». Основание — приказ от 15.03.2024 г. №123. Когда я ждала своей очереди у стойки регистрации в аэропорту, мне позвонил отец и сказал, что мой сын, Сергей Романов, 2018 года рождения, заболел. Ухаживать за ребенком, кроме меня, некому. По устному согласованию с руководителем маркетингового отдела П. П. Ивановым я не вылетела на встречу, а оформила больничный лист по уходу за ребенком с 07.04.2024 г. Авиабилет по маршруту Оренбург — Орел невозвратный, компенсировать его стоимость невозможно. Бронирование номера в отделе я отменила, администратор сообщила об удержании стоимости за первые сутки проживания. Прилагаю ксерокопию больничного листа от 07.04.2024 г. № 1111111111111. |
Причина для отмены командировки — уважительная. Женщину не накажут.
Нарушение трудовой дисциплины
Прогул и опоздание — проступки, которые часто происходят по уважительным причинам. Если вы разбили машину, остались дома с больным ребенком, стали жертвой воров и можете принести подтверждающий документ, наказания не будет.
| Пример объяснительной с указанием неуважительной причины отсутствия: |
|---|
| 07.04.2024 г. во время пожара на складе я находился в городе. Мне нужно было срочно внести платеж в отделении МФО, чтобы избежать штрафов за просрочку. Офисы кредитной организации закрыты с 18:00, а мой рабочий день заканчивается в 19:00. |
Погасить заём можно не только в офисе — есть еще банкоматы, мобильные приложения и онлайн-кабинеты. Поэтому работник будет отвечать за последствия халатного отношения к работе.
Невыполнение поручений или плана
Здесь оправданием служит только перегруженность. Уважительных причин для невыполнения поручения нет? Наказание обеспечено. Есть такие? Пишем о них в объяснительной.
Пример 1:В этой ситуации сотрудник не виноват. А еще он предложил, что делать дальше. Наказания не будет.
Пример 2:Прилагаю отчет бригадира о проведенном исследовании — результаты показывают, что моя скорость изготовления деталей на производстве осталась прежней.
Если коллегу уволили, и вам поручили его задачи, займите проактивную позицию — предупредите начальство, что следовать плану будет сложно. Или откажитесь от выполнения чужих обязанностей — ориентируйтесь на пункты трудового договора.
Производственная травма
Здесь от объяснительной записки будет зависеть размер денежного пособия. Если проигнорировать просьбу об оформлении документа или умолчать о получении травмы в период выполнения должностных обязанностей, выплат по страховке не будет. События могут развиваться по трем сценариям.
Случай первый:Травма получена не во время выполнения рабочих обязанностей, она бытовая — наказывать некого.
Случай второй:Руководитель обязан провести проверку, потому что сотрудник травмировался на территории предприятия в рабочее время. Нужно выяснить, кто виновен в произошедшем. Скорее всего, это будет человек, который разлил воду.
Случай третий:Попова Р. Р. отвезли в травмпункт. В клинике провели обследование, в ходе которого установили факт употребления спиртных напитков.
Справка от врача прилагается.
Сантехника могут уволить. Ему не оформят выплаты по страхованию от несчастного случая и уменьшат величину больничного пособия — сумма будет рассчитана с учетом трудового стажа, а не исходя из 100% заработка.
Могут ли уволить за отказ писать объяснительную
Если сотрудник не хочет оправдываться, он вправе отказаться от написания объяснительной — закон не разрешает уволить его за это. Но и избежать наказания за проступок не получится. Кроме того, специалист рискует окончательно лишиться доверия руководства.
В глазах начальства такое поведение приравнивается к признанию вины. Работнику дали возможность рассказать о причинах происшествия, а он сопротивляется. Значит, нужно принимать меры. И часто руководитель выбирает самые жесткие дисциплинарные взыскания — так как появляется вероятность того, что сотрудник совершил проступок умышленно.
Вывод — даже если у вас не было уважительных причин для совершения проступка, объяснительную лучше все-таки оформить. От ее содержания зависит степень тяжести наказания. А чтобы лишить премии или уволить вас, руководителю не нужен этот документ — здесь ему хватит акта о том, что вы отказались составить записку.
Как написать объяснительную и избежать наказания
Мы выяснили, что игнорирование просьбы составить объяснительную рассматривается как конфронтация специалиста с начальством. А еще непонятно, какие выводы сделал для себя сотрудник — вдруг он не чувствует себя виноватым и считает, что можно дальше прогуливать, опаздывать, портить имущество компании. Так что наказания здесь не избежать.
Допустим, специалист дал такое объяснение случившемуся:
Если раньше специалист приходил вовремя, его вряд ли накажут из-за 40 минут. Однако вероятность получить выговор есть. Крепкий сон — не повод для опоздания и невыхода на рабочее место. Более того, руководитель вправе лишить нарушителя денежного бонуса, но тогда в коллективном договоре или положении о премировании должен быть пункт, который это позволяет.
Объяснительная записка об опоздании на работу могла выглядеть и так:
Такая объяснительная понравится начальству больше, потому что проступок сотрудника не повлек за собой потерю прибыли компании. Скорее всего, работодатель ограничится замечанием и уж точно не станет никого увольнять.
И третий вариант объяснительной записки:
У сотрудника была уважительная причина для опоздания, и он принес документ, чтобы доказать свои слова. В таком случае дисциплинарное наказание не применяется. Если руководство на это решится, специалист может пожаловаться в Роструд или подать исковое заявление. Если документа нет, руководитель вправе не поверить специалисту на слово и наказать его.
Каждый может опоздать на общественный транспорт, проспать, потерять пропуск, простоять полчаса в пробке и ошибиться по невнимательности. Но в таких случаях не пытайтесь оправдать неявку на работу — скажите как есть, извинитесь и больше так не делайте.
Резюмируем:
- Объяснительная нужна обеим сторонам — сотруднику и руководителю.
- Работник может не заполнять документ, но он всё равно ответит за ошибку, недостачу, прогул и иные проступки.
- Отказ писать объяснительную усложняет отношения с начальством. Расскажите, что произошло, — начальство может занять вашу сторону.
- Будьте кратки, говорите по делу, без подробностей. Руководителя интересуют только причины ваших действий и последствия нарушений.
- Пишите просто, иначе рискуете запутать руководство. Юмор неуместен.
- Не лгите о ДТП, затоплении и внезапной болезни — признайте вину и скажите, что впредь будете внимательнее.
- Приложите документы, которые оправдывают ваш поступок. Укажите людей, готовых подтвердить ваши слова.
- Не признавайтесь в том, чего не совершали. Помните, что вас могут лишить премии и даже уволить.
- Будьте объективны — не перекладывайте вину за прогул на черную кошку, которую пришлось обходить. Это несерьезный разговор.
- Нашли ошибку или сделали помарку? Перепишите — мятая бумага, кривой почерк и пятна от слёз точно не помогут получить благосклонность начальства.
