СодержаниеЗачем нужна служебная записка
Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого работник компании может передать важную информацию руководителю или другому сотруднику. Такой формат коммуникации имеет ряд неоспоримых плюсов. Во-первых, он избавляет от необходимости ждать очереди на прием к начальнику или искать встречи с коллегой. Во-вторых, в отличие от устной просьбы, обращение, зарегистрированное в канцелярии, наверняка не останется без внимания.
С какими целями обычно составляют служебные записки:
- извещение о проблеме, мешающей выполнить план, соблюдать дедлайны;
- жалоба на коллегу;
- предложение об улучшении процессов и условий труда;
- запрос сведений, документов из архива или бухгалтерии, пропуска;
- уведомление о необходимости закупки спецодежды для разнорабочих цеха, канцтоваров в школу и т. д.;
- заявка на перемещение оборудования между отделами;
- комментарий к отправленным отчетам;
- ходатайство о посещении мероприятия для налаживания деловых контактов и выделении денег на билет;
- обращение о поощрении или наказании персонала;
- запрос на корректировку графика отпусков и так далее.
Когда нужно отправлять служебную записку
Служебные записки может отправлять любой сотрудник — должность не имеет значения. Но не всегда в этом есть необходимость. Если фирма небольшая, вы видите начальника или коллегу каждый день, легче обсудить ситуацию лично.
Другое дело — крупная компания или госучреждение со сложным документооборотом и большим количеством разных отделов. Здесь велик риск, что бумаги могут затеряться, поэтому будет лучше составить записку и передать адресату через канцелярию.
Есть ситуации, когда подчиненный обязан связаться с руководителем, чтобы сообщить о происходящем. Они перечислены в статье 21 Трудового кодекса РФ. Это угроза здоровью и жизни людей, имуществу работодателя и других лиц, если за их собственность несет ответственность ваша компания.
Также стоит отправить служебную записку, если вы хотите подстраховаться на случай разбирательства внутри организации или в суде. Этот документ будет служить доказательством, например, неоднократного информирования руководителя ремонтной бригады о выходе из строя оборудования, которое стало причиной аварии.
Как оформить служебную записку
Официального бланка служебного письма нет, поэтому каждая компания вправе разработать и использовать оригинальный корпоративный шаблон. Если в организации есть свой образец, составьте обращение к начальнику или коллеге по нему. Если нет, и вам необходимо подготовить документ, который точно будет иметь юридическую силу, придерживайтесь правил ГОСТа Р 7.0.97–2016.
Как оформлять записку по государственному стандарту:
- нумеровать текст на двух и более страницах;
- ставить между строками интервал 1–1,5, а между реквизитами — 1;
- применять бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14, в таблицах можно делать буквы поменьше;
- выравнивать предложения по ширине листа;
- отступать в абзацах от края 1,25 см.
Пишите кратко и понятно. Избегайте двусмысленных трактовок. Также не используйте сокращения, которые известны только вам. Из содержания должно быть ясно, кто, кому, по какой причине и когда создавал записку.
Служебную записку можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае подойдет лист любого размера, например, А4. Чистый бланк вы возьмете или разлинованный — неважно. Во втором случае используйте для сохранения файла формат *.pdf. Он хорошо считывается на любых устройствах.
Внутренний номер не указывайте. Просто оставьте под него место — «№__». При регистрации документа в канцелярии секретарь напишет нужные цифры. Если вы делаете служебную записку в учетной программе компании, номер сформируется автоматически. После этого ваше обращение точно не потеряется, потому что о нем останется информация в реестре.
Что написать в служебной записке
Содержание документа будет зависеть от цели. Если вы обращаетесь с какой-то проблемой, разбейте текст на три раздела. Сначала опишите ситуацию, затем перечислите варианты выхода из нее, а напоследок изложите свои выводы и предложения.
|
ООО «Стройкомплект» Бригада № 3 |
Начальнику отдела развития Григорьеву И. В. |
|
|
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
28.09.2024 г. № ___ Предложение по улучшению качества работы При проведении ремонтов коттеджей мы используем некачественную фасадную краску … Она отличается плохой укрывистостью, поэтому приходится наносить ее в три, а не в два слоя, а потом еще ждать по 6 часов, пока высохнет каждый слой. В эксплуатации она не отличается стойкостью: быстро отшелушивается и желтеет на солнце. Из-за этого на нас жалуются клиенты, и мы получаем плохие отзывы, что приводит к потере премиальных выплат. Есть несколько фасадных красок, которые могли бы стать достойной заменой некачественной …:
Я предлагаю использовать Dulux Trade Diamond. Она проверена на практике, отличается высокой износостойкостью и средней стоимостью, если сравнивать с другими вариантами. |
||
| Работник бригады № 3 | (подпись) | Бутаков Г. В. |
Если вы запрашиваете расходные материалы или спецодежду для работы, изложите свою просьбу и укажите под ней перечень необходимых товаров. Обязательно подробно опишите их характеристики, чтобы снабженец понял, что вам нужно.
|
ООО «Лучшие интерьеры» Цех № 2 |
Начальнику отдела закупок Оборину И. Л. |
|||||||||||||||||||
|
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 15.07.2024 г. № ___ О закупке товаров (работ, услуг) Прошу обеспечить проведение закупки согласно ниже перечисленным условиям:
|
||||||||||||||||||||
|
Приложение: Техническое задание. Договор на поставку материалов с ООО «Завод Невский Ламинат». |
||||||||||||||||||||
|
Ответственный работник Начальник цеха № 2 |
(подпись) (подпись) |
Иванова Е. А. Петров И. И. |
||||||||||||||||||
При написании просьбы о выделении денег на ремонт оборудования можно ограничиться коротким абзацем. Позаботьтесь о том, чтобы получателю было понятно, какая техника вышла из строя. Если вам известна причина поломки и стоимость восстановления, также укажите это в документе.
|
ООО «Технологии» Секретариат |
Заместителю директора Кураеву И. Б. |
|
|
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
30.08.2024 г. № ___ Об оплате ремонта офисной техники 29.08.2024 в секретариате сломался принтер Brother HL-L6450DW. Нужна замена печатающей головки. Гарантийный срок оборудования закончился, а ремонт обойдется в 2 000 руб. Прошу выделить на это деньги. |
||
| Делопроизводитель | (подпись) | Буймова Д. В. |
Если вы просите о корректировке графика, постарайтесь заранее найти сменщика. Не забудьте упомянуть его фамилию и имя в своем обращении — тогда начальнику не придется искать сотрудника на замену самостоятельно. Также укажите расписание, которое вам подойдет.
|
ООО «Продукты» Магазин № 2 |
Заместителю директора Гинько О. Л. |
|
|
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
02.10.2025 г. № ___ Об изменении графика Сейчас мы работаем с напарницей Свиридовой А. Г. сменами 2/2. Но нам было бы удобнее выходить по расписанию 5/5. Изменения мы обсудили между собой и пришли к согласию. Прошу рассмотреть нашу просьбу о корректировке графика с 01.11.2025 г. |
||
|
Продавец Продавец |
(подпись) (подпись) |
Осипова Г. В. Свиридова А. Г. |
Коротко о главном
Так как общепринятой формы служебной записки нет, составлять ее можно по-разному. Если в компании есть шаблон, используйте его. При отсутствии образца придерживайтесь ГОСТа 7.0.97–2016.
Как писать служебную записку:
- Излагайте информацию коротко и понятно.
- Указывайте сведения, которые помогут получателю разобраться, что случилось и чего вы хотите.
- Обязательно используйте реквизиты, чтобы уточнить, кому, куда, кто и когда отправляет документ.
- Сохраняйте обращение в формате pdf.
- Передавайте записку через канцелярию, чтобы ее зарегистрировали в журнале, и она не потерялась.
