Примеры резюме в смежных специализациях:
Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.
Общие рекомендации
Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами. Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.
По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.
Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.
Как правильно описать опыт работы секретаря
Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:
- срок работы в должности;
- обязанности секретаря на прошлой работе;
- достижения секретаря (если имеются);
- название организации.
Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.
Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.
Пример одного из опытов работы
На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.
При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.
Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:
Пример опыта работы секретаря:
-
Период:
09.2017 — н. в.
-
Организация:
ООО «Спейс-веб»
-
Должность:
Секретарь-референт
-
Обязанности:
— Работа с входящей корреспонденцией
— Прием и распределение входящих телефонных звонков
— Организация приема посетителей
— Организация командировок руководителя и сотрудников компании
— Контроль своевременного исполнения приказов руководителя
— Обеспечение жизнедеятельности офиса.
-
Достижения (за 2 года):
— Внедрила собственный алгоритм обработки входящей информации. Сократила время работы с документами на 25-30%. Оптимизировала электронный оборот офисной документации. Принимала активное участие в разработке тренинга для офис-менеджеров.
Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.
Резюме специалиста без опыта
Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже. В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря. Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.
Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.
Заполнение блока «Образование»
Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому. К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.
Пример: базовое образование
-
Среднее спец.:
Колледж бизнеса и технологий СПбГЭУ
-
Факультет:
Экономика и бухгалтерский учет
-
Специальность:
Делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование
-
Год окончания:
2017
Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.
Пример: дополнительные курсы
Как презентовать навыки секретаря
Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко. Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.
Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.
Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.
При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя, на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:
Пример профессиональных навыков секретаря: | Пользователь ПК | Грамотная устная и письменная речь |
| Делопроизводство | Документооборот |
| Деловой этикет | Прием входящих звонков |
| Работа с корреспонденцией | Отчетность |
| Владение оргтехникой | Выполнение поручений руководителя |
| Многозадачность | Встреча посетителей |
| Организация совещаний | Жизнеобеспечение офиса |
Что писать в блоке «О себе»
Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются скачать бланк готового резюме и буквально скопировать пункты раздела «О себе». Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений. Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.
Пример раздела «О себе»:
- Высокая работоспособность, готовность работать сверхурочно, умение отстаивать интересы компании. Наличие лидерских качеств, коммуникабельность и способность организовать работу коллектива. Имею опыт работы с различными базами данных. Умею готовить и проводить презентации.
Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.
Если директор захочет узнать о ваших пристрастиях и личной жизни, он сам задаст этот вопрос на собеседовании, но, чтобы получить приглашение на него, вы должны создать уникальный документ, который будет выгодно отличаться от конкурентов.
Заполнение контактных данных секретаря-референта
Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты. Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.
Пример заполнения контактов в анкете:
-
Телефон:
+7 812 000-00-01
-
Email:
-
Skype:
SekretarMyresume
-
FB:
/sekretar_myresume/
Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов. Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp. Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.
Заключение
Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.
Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации. Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу. Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.
Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.
Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.
Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.
При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.
После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете скачать готовый шаблон в формате PDF и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.
